DEPARTAMENTOS

A Superintendência do Arquivo Público de Uberaba é dividida em três departamentos: Gestão de Documentos e Arquivo Histórico, Departamento de Difusão, Apoio à Pesquisa e Atendimento eGestão de Documentos e Arquivo Administrativo.

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO HISTÓRICO

Tem por finalidade colaborar com os superiores diretamente vinculados, no desempenho de suas funções, dentro dos limites de sua área de atuação, competindo-lhe:

I - Planejar, orientar, monitorar, coordenar, gerenciar, dirigir e supervisionar, estabelecendo normas, metas e prazos da unidade subordinada;

II - Receber, por recolhimento, documentos providos de valor probatório, informativo e cultural, bem como documentos representativos da amostragem da Administração Pública Municipal;

III –Recolher, por meio de doações, conjuntos documentais produzidos ou acumulados por pessoas ou entidades de caráter privado, de interesse público e social;

IV - Organizar o acervo histórico de acordo com as normas e técnicas arquivísticas;

V - Manter a guarda dos documentos recolhidos, adotando critério de armazenamento, acondicionamento e arranjos adequados;

VI - Executar atividades relativas à emissão de certidões consoante às disposições legais;

VII - Elaborar o programa de preservação, conservação e restauração dos documentos arquivísticos;

VIII - Controlar os empréstimos de documentos realizados à Administração Pública Municipal;

IX - Promover o acesso e divulgar o acervo documental, visando ao pleno exercício da cidadania;

X - Executar outras atividades correlatas.

DEPARTAMENTO DE DIFUSÃO, APOIO À PESQUISA E ATENDIMENTO

O Departamento de Difusão, Apoio à Pesquisa e Atendimento tem por finalidade colaborar com os superiores diretamente vinculados, no desempenho de suas funções, dentro dos limites de sua área de atuação, competindo-lhe:

I - Planejar, orientar, monitorar, coordenar, gerenciar, dirigir e supervisionar, estabelecendo normas, metas e prazos da unidade;

II - Promover a pesquisa histórica e a publicação de obras de interesse do Município;

III - Difundir a história em forma de anais, catálogos, guias, dossiês, boletins, informativos, fôlderes e outros;

IV - Atender aos pedidos de informações dos órgãos dos poderes do Município, da imprensa e do público, conforme as disposições legais;

V - Realizar eventos de caráter científico e cultural, com o intuito de divulgar os acervos, os projetos e as ações da instituição;

VI - Elaborar projetos com o objetivo de captação de recursos para publicação de obras, realização de eventos e outras promoções;

VII - Orientar os consulentes acerca dos documentos a serem consultados de acordo com seus objetos de estudo;

VIII - Realizar pesquisa de campo de acordo com o tema pesquisado para complementação do acervo;

IX - Redigir artigos sobre os resultados de pesquisas, publicando-os em boletins e jornais da cidade para que estudantes e a comunidade em geral fiquem informados;

X - Atender as instituições de ensinos municipais, estaduais, particulares e universidades para conhecerem a instituição e a história de Uberaba;

XI - Atender aos munícipes visando à promoção da história do Município;

XII - Coordenar as atividades de atendimento aos usuários, na realização de pesquisas na Biblioteca de Apoio;

XIII - Executar outras atividades correlatas.

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO ADMINISTRATIVO

O Departamento de Gestão de Documentos e Arquivo Administrativo tem por finalidade colaborar com os superiores diretamente vinculados, no desempenho de suas funções, dentro dos limites de sua área de atuação, competindo-lhe:

I - Planejar, orientar, monitorar, coordenar, gerenciar, dirigir e supervisionar, estabelecendo normas, metas e prazos da unidade;

II - Consolidar a organização dos arquivos do Município, bem como a política de gestão de documentos e informações municipais;

III - Receber, por transferência, os documentos produzidos, acumulados e avaliados pela Administração Municipal;

IV - Completar e/ou atualizar as listagens de transferência, a descrição dos documentos realizadas em fase corrente, se necessário;

V - Manter o acervo organizado de acordo com o princípio de proveniência e em satisfatórias condições de higiene, colocando-o à disposição da entidade produtora e dos cidadãos;

VI - Realizar e controlar empréstimos e devoluções de documentos aos órgãos produtores;

VII - Elaborar a relação de eliminação de documentos que já cumpriram os prazos de guarda previstos pela tabela de temporalidade oficial do Município;

VIII - Elaborar os editais de eliminação de documentos, cuidando da sua devida divulgação no Porta-Voz;

IX - Realizar a eliminação de documentos, nos termos da legislação em vigor;

X - Proceder o recolhimento, ao Departamento de Gestão de Documentos e Arquivo Histórico, dos documentos providos de valor probatório, informativo e cultural, bem como os documentos representativos da amostragem;

XI - Realizar a gestão dos depósitos sob sua responsabilidade no tocante à utilização do espaço, localização e movimentação do acervo, armazenamento, higiene e segurança;

XII - Coordenar tecnicamente as atividades de arquivo no âmbito das administrações direta e indireta do Poder Executivo, integrando-as às atividades da Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais (GSDIM);

XIII - Coordenar a implantação e a normatização da Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais (GSDIM), com a participação simultânea das secretarias municipais, autarquias, fundações e empresas de economia mista;

XIV - Exercer outras atividades correlatas