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Departamento Administrativo

Competências:

 

Art. ____. Ao Departamento Administrativo do IPSERV, titularizado pelo Chefe do Departamento Administrativo compete:

I - Assessorar o Presidente na administração geral do IPSERV e subsidiar o Diretor Executivo na definição das diretrizes estratégicas para a formulação das políticas públicas relacionadas à sua área de atuação;

II - Executar o planejamento administrativo, a gestão administrativa, operacional, econômica e financeira do instituto, e gerir todos os serviços afetos ao IPSERV, inclusive aqueles prestados por terceiros, bem como requisitar a contratação dos mesmos e promover o acompanhamento dos respectivos contratos;

III - Promover o diagnóstico e a atualização da estrutura administrativa e organizacional existente, detalhando as atribuições de cada unidade gerencial, a fim de promover a aplicação de práticas de qualidade, eficácia, eficiência e efetividade aos procedimentos gerenciais, bem como monitorar e, quando em desacordo, recomendar a aplicação adequada do princípio da segregação de funções, de forma que seja evitada a ocorrência de conflitos de interesse e fraudes;

IV - Promover o mapeamento e análise dos processos operacionais e sua posterior modelagem, buscando a melhoria dos processos existentes com a introdução de padrões de qualidade, com vistas a atingir sempre as melhores práticas de gestão;

V - Implementar processos de certificação, promovendo a adoção de sistemas de qualidade, por meio de um conjunto de normas e padrões para os procedimentos que garanta reprodutibilidade, segurança, eficácia, eficiência e efetividade;

VI - Promover a elaboração do Relatório Anual de Gestão, para apresentação em audiência pública anual de prestação de contas, na Câmara Municipal de Uberaba/MG;

VII - Auxiliar o Departamento de Contabilidade na elaboração da proposta orçamentária anual e os demonstrativos a ela vinculados, a proposta das diretrizes orçamentárias e do plano plurianual do IPSERV, bem como de todas as resoluções atinentes à matéria orçamentária e financeira, promovendo sua execução;

VIII - Promover a consolidação de informações, realizar o acompanhamento e a avaliação de metas institucionais e a análise de resultados, por meio de indicadores de desempenho, e fornecer informações, dentro da sua área de atuação, para a elaboração do Relatório de Governança Corporativa;

IX - Elaborar o Planejamento Estratégico, vinculado às diretrizes orçamentárias e ao plano plurianual do IPSERV, de forma a incentivar boas práticas, promover e acompanhar a execução de projetos e atividades que viabilizem o desenvolvimento institucional e a gestão governamental;

X - Promover a gestão administrativa de todo o patrimônio do IPSERV, de acordo com as deliberações dos seus Conselhos, Presidente e Diretor Executivo, e igualmente coordenar a guarda e controle dos valores, garantias e dos bens ou títulos que estejam sob responsabilidade do instituto;

XI - Dirigir, orientar e controlar a execução setorial das atividades de recursos humanos e folha de pagamento, gestão de contratos e bens materiais, planejamento e orçamento, manutenção e conservação predial, serviços gerais, serviços terceirizados, administração de materiais e suprimentos, bens patrimoniais, comunicação administrativa, tecnologia da informação e apoio administrativo;

XII - Coordenar e promover o fornecimento das informações necessárias para a elaboração dos cálculos atuariais, a realização de avaliação atuarial e respectivas reavaliações em cada exercício financeiro, e o acompanhamento do Plano de Trabalho Atuarial;

XIII - Propor e coordenar a elaboração de normas internas relativas à administração, respeitada a legislação aplicável;

XIV - Coordenar a formulação da política de Recursos Humanos, promovendo um contínuo aperfeiçoamento e qualificação dos servidores, conselheiros e estagiários do IPSERV, através da formulação de programas de treinamento;

XV - Promover a administração de pessoal e o desenvolvimento de Recursos Humanos, por meio dos processos de seleção, de treinamento, de capacitação, de lotação e de remanejamento de pessoal;

XVI - Gerenciar a execução do processo de Avaliação Periódica de Desempenho e Avaliação de Desempenho do Estágio Probatório dos servidores efetivos do IPSERV, bem como controlar os procedimentos relacionados à homologação do estágio probatório, à progressão e à promoção;

XVII - Coordenar o registro e controle das substituições, designações e das dispensas de servidores com cargo em comissão e função gratificada;

XVIII - Coordenar as providências administrativas necessárias à lotação de cargos decorrentes de provimento, nomeação, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução e à regularização da situação funcional dos servidores, bem como coordenar os expedientes necessários à posse em cargo público, inclusive a elaboração e lavratura do respectivo termo de posse;

XIX - Controlar os atos de cessão e disposição de servidores do/para IPSERV e obter/informar a frequência mensal desses servidores dos/aos órgãos de origem, e coordenar os pagamentos entre os entes, de vencimentos decorrentes da cessão;

XX - Coordenar e gerenciar a elaboração, a manutenção e pagamento da folha de pagamento de benefícios e de pessoal, bem como de encargos dos servidores, conselheiros e estagiários do instituto;

XXI - Supervisionar e coordenar a elaboração dos documentos e fornecimento das informações relativas à Previdência Social, à Relação Anual de Informações Sociais - RAIS e à Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, promovendo a transmissão desses documentos, dentro do prazo legal, bem como a elaboração de outros demonstrativos de natureza obrigatória, conforme a legislação vigente;

XXII - Coordenar e acompanhar, dentro de suas competências, o cumprimento de obrigações acessórias, bem como acompanhar o cadastro, envio e atualização de informações próprias a órgãos federais, estaduais e municipais;

XXIII - Coordenar e promover a elaboração e envio da prestação de contas para o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, por meio do SICON, assim como o fornecimento de informações aos demais órgãos fiscalizadores;

XXIV - Coordenar, controlar, aferir e aprovar as atividades relacionadas à regularidade e à tempestividade dos procedimentos de formalização, elaboração e instrução processual de contratos e outros instrumentos congêneres, bem como a instrução dos processos de aquisição de materiais e contratação de serviços do IPSERV;

XXV - Planejar, coordenar e controlar as atividades relativas a compras, estoque, patrimônio, contratos e serviços gerais, e também a aquisição de máquinas, equipamentos e de material permanente, bem como gerir as ações de planejamento, gestão e manutenção destes bens;

XXVI - Promover estudos, objetivando o aprimoramento e a racionalização da gestão dos bens patrimoniais, bem como acompanhar os procedimentos de responsabilização e distribuição aos respectivos setores, e elaborar um plano de administração e controle de bens patrimoniais;

XXVII - Elaborar um Plano de Compras/Aquisições Anual e sua programação, bem como supervisionar e acompanhar a elaboração das Requisições e Termos de Referência das contratações de bens e serviços do instituto;

XXVIII - Acompanhar os procedimentos licitatórios e de dispensa ou inexigibilidade de licitação para contratação de bens e serviços;

XXIX - Planejar, promover e controlar a execução das atividades relacionadas ao recebimento, conferência, estocagem e distribuição dos bens consumíveis de uso comum do IPSERV, bem como acompanhar e avaliar o consumo de insumos e propor medidas de otimização de despesas;

XXX - Subsidiar e orientar as comissões e os executores de contratos no que se refere às suas obrigações de fiscalização;

XXXI - Coordenar e promover a manutenção dos serviços de transporte, de segurança, de conservação e de limpeza, e os demais serviços terceirizados contratados pelo IPSERV;

XXXII - Auxiliar o Departamento de Contabilidade nos registros contábeis dos atos e fatos administrativos de natureza orçamentária, financeira e patrimonial, referentes à elaboração de balancetes, balanços e outros demonstrativos contábeis;

XXXIII - Coordenar a análise e emissão de despachos, ofícios, memorandos e de processos de autorizações de pagamento e recebimento de recursos e organizar a execução das previsões e os pagamentos, de acordo com a programação financeira;

XXXIV - Acompanhar as atividades de contabilidade geral, de elaboração da prestação de contas e dos demonstrativos contábeis e financeiros, de execução do plano de contas contábeis, da prestação de contas, das baixas de bens móveis e da alienação de bens do ativo permanente;

XXXV - Assessorar tecnicamente os órgãos subordinados, por meio de esclarecimentos, instruções e orientações em matéria administrativa e correlatas, e, quando solicitado, os demais órgãos do instituto, inclusive os órgãos colegiados do IPSERV;

XXXVI - Promover e garantir a execução, no seu âmbito de atuação, de todos os atos indispensáveis à manutenção da rotina de trabalho do instituto, garantindo a tramitação normal e o fluxo diário dos processos administrativos sob sua responsabilidade, controlando os prazos das demandas que lhe forem encaminhadas;

XXXVII - Elaborar, pareceres em processos administrativos, redigir ofícios, memorandos internos, circulares, portarias e outros documentos e/ou correspondências oficiais do seu âmbito de atuação;

XXXVIII - Participar das reuniões dos órgãos colegiados ou dos órgãos de gestão do IPSERV, quando convocado ou solicitado;

XXXIX - Assistir a Diretoria Executiva em assuntos relacionados a matérias administrativas e correlatas, sempre que solicitado;

XL - Supervisionar as atividades de suporte técnico para operação dos sistemas de informações e aos usuários de recursos de software, hardware e infraestrutura física de tecnologia da informação, e de implantação de sistema eletrônico para tramitação dos processos administrativos no Instituto;

XLI - Coordenar o serviço de protocolo e atendimento ao público externo do instituto, bem como toda a operacionalização das notificações e diligências no âmbito do IPSERV;

XLII - Formalizar requerimentos administrativos em processos administrativos relativos à sua área de atuação e promover sua instrução;

XLIII - Coordenar o recadastramento anual dos aposentados e pensionistas do IPSERV, bem como conferir toda e qualquer documentação recebida do segurado para o censo;

XLIV - Coordenar as atividades relacionadas à inclusão, revisão, exclusão, reversão, retificação e manutenção dos benefícios previdenciários concedidos, no que tange ao cadastro no sistema eletrônico e processamento da folha de pagamentos;

XLV - Exercer outras atividades correlatas.

 

- Seção Recursos Humanos e Folha de Pagamento

Competências: 

Art. ____. À Seção de Recursos Humanos e Folha de Pagamento do IPSERV, titularizado pelo Chefe da Seção de Recursos Humanos e Folha de Pagamento compete:

I - Formular, desenvolver e orientar as ações e as políticas de Recursos Humanos a serem implementadas no IPSERV, direcionadas à capacitação, qualificação, avaliação e valorização dos servidores, conselheiros e estagiários, bem como executar as atividades orientadas ao modelo de gestão e estratégia definidas pelos níveis hierárquicos superiores;

II - Promover a adoção de ferramentas gerenciais, avaliar rotinas, procedimentos, formulários e documentos, e observar as exigências legais e regulamentares com vistas a contribuir com a implementação, racionalização, aperfeiçoamento, atualização e manutenção da gestão de pessoas no instituto;

III - Acompanhar e manter atualizado os dados cadastrais, assentamentos funcionais, financeiros e de folha de pagamento dos segurados, servidores, conselheiros e estagiários, bem como executar atividades de inscrição, cadastro, registro, conferência, alteração e atualização dos mesmos em sistemas informatizados;

IV - Adotar as providências administrativas necessárias à lotação de cargos decorrentes de provimentos, nomeação, readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução e à regularização da situação funcional dos servidores;

V - Elaborar os expedientes necessários à posse em cargo público, inclusive a confecção do respectivo termo de posse;

VI - Gerir, instruir e registrar as concessões e manutenções de licenças e afastamentos legais dos servidores e estagiários;

VII - Elaborar e promover o processamento da folha de pagamento de benefícios (aposentadoria e pensão) e da folha de pagamento dos servidores, conselheiros e estagiários do IPSERV, com observância das exigências legais;

VIII - Implementar e programar na folha de pagamento os créditos e/ou descontos consubstanciados nos lançamentos de proventos, gratificações, indenizações, antecipações, etc., bem como nas movimentações decorrentes de descontos obrigatórios, facultativos, revisões, restituições, reembolsos e ressarcimentos decorrentes de determinações em processos administrativos e judiciais, estas conforme prévia orientação da Superintendência Jurídica, dentre outros;

IX - Compilar e autuar toda a documentação necessária à elaboração da folha de pagamento, preparando os relatórios mensais desta para remessa aos setores competentes para exame e análise, dentro do prazo estipulado no calendário definido pelas áreas administrativa e financeira do instituto;

X - Executar, quando determinado, as atividades relacionadas à inclusão, revisão, exclusão, reversão, retificação, suspensão e manutenção dos benefícios previdenciários concedidos pelo IPSERV;

XI - Executar a suspensão de pagamento de benefícios em caso de óbito, cassação, anulação, matrimônio, maioridade, emancipação, desistência, ou outra circunstância que proíba sua percepção, de acordo com a norma vigente, apurando, por meio de processo próprio, os valores a serem ressarcidos ao erário após a data do fato;

XII - Colaborar com o Departamento de Gestão Previdenciária e Benefícios no recadastramento anual dos segurados do IPSERV, bem como executar a suspensão de pagamento de benefícios por falta de recadastramento obrigatório, ou o seu retorno, quando da regularização da prova de vida;

XIII - Receber, processar e operacionalizar a exclusão dos segurados aposentados e pensionistas, comprovadamente falecidos, ou listados nos relatórios de óbitos oriundos dos cartórios de registro civil, do Sistema Nacional de Controle de Óbitos - SISOBI e do controle municipal de sepultamentos;

XIV - Promover o envio dos arquivos eletrônicos à instituição financeira para que seja efetuada a respectiva programação do crédito bancário, e encaminhar os relatórios ao Departamento Financeiro e Investimento para autorização e efetivação da transação, bem como adotar as medidas para a regularização dos pagamentos rejeitados e/ou bloqueados, quando solicitado pelo mesmo;

XV - Efetuar levantamentos necessários à quantificação e valoração das obrigações sociais e fiscais, promovendo o respectivo tratamento conforme as normas e prazos legais previamente estabelecidos;

XVI - Elaborar documentos e fornecer informações relativas à Previdência Social - SEFIP, à Relação Anual de Informações Sociais - RAIS e à Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, bem como encaminhar estes documentos para transmissão dentro do prazo legal e disponibilizar o pertinente informe de rendimentos;

XVII - Elaborar documentos e fornecer informações relativas a elaboração dos cálculos atuariais;

XVIII - Promover o andamento dos processos de avaliação de desempenho dos servidores em estágio probatório e dos servidores estáveis, de promoção e progressão na carreira, bem como, gratificação de qualificação de desempenho, tudo em coordenação com as respectivas comissões;

XIX - Executar os procedimentos relacionados à homologação do estágio probatório, à progressão e à promoção funcional, e igualmente para publicação dos atos pertinentes;

XX - Coordenar e promover o recrutamento, seleção e treinamento de estagiários, menores aprendizes, realizando estudos curriculares e entrevistas, dentre outros, para identificação do perfil profissional do candidato e sua respectiva alocação na estrutura funcional do instituto;

XXI - Controlar, organizar e manter atualizada a legislação relativa à gestão de pessoas e orientar servidores quanto aos direitos e ao cumprimento de seus deveres funcionais;

XXII - Orientar os segurados e servidores do IPSERV quanto à utilização dos sistemas e ferramentas eletrônicas disponibilizadas, tais como a emissão online de contracheque, de extrato previdenciário, o registro de reclamações e elogios, utilização do “fale conosco”, dentre outros;

XXIII - Promover todos os atos relacionados substituições, designações e dispensas de servidores com cargo em comissão ou função gratificada, e o processamento da folha de rescisão relacionada, se for o caso;

XXIV - Elaborar e promover os atos de cessão e disposição de servidores de/para o IPSERV, e informar/solicitar mensalmente a frequência destes servidores aos órgãos de origem, e controlar os pagamentos entre os entes, de vencimentos decorrentes da cessão;

XXV - Controlar e conferir os registros de frequência dos servidores, estagiários e menores aprendizes do IPSERV, orientando a todos sobre a legislação pertinente vigente;

XXVI - Acompanhar e promover as ações administrativas e financeiras correspondentes à evolução dos servidores no respectivo plano de cargos, carreiras e salários do instituto;

XXVII - Cooperar com o desenvolvimento de um plano de capacitação e treinamento de servidores, conselheiros e estagiários do instituto, levantando necessidades, realizando estudos e pesquisas, propondo programas anuais relativos a desenvolvimento e qualificação do corpo de trabalho do IPSERV, promovendo a divulgação e a realização do treinamento e a integração do mesmo;

XXVIII - Colaborar com a Seção de Perícia Médica e Assistência Social nas ações relacionadas à promoção do bem-estar e qualidade de vida entre os servidores do IPSERV;

XXIX - Produzir em sua área de atuação, documentos solicitados por outros setores a fim de auxiliá-los nas atividades administrativas e de levantamentos de dados, bem como prestar apoio técnico à Diretoria Administrativa na sua área de atuação;

XXX - Zelar pela gestão de documentos, referentes à sua produção, uso e arquivamento, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, nos termos da legislação vigente;

XXXI - Orientar as ações relacionadas ao Protocolo do IPSERV, que deverá sobretudo:

Receber e formalizar nos sistemas eletrônicos próprios, processos, requerimentos, ofícios e quaisquer outros documentos direcionados ao IPSERV e encaminhá-los aos setores competentes;

b) Expedir documentos, processos, etc., a serem enviados a órgãos externos, registrando a saída nos sistemas em que estiverem formalizados;

c) Conferir e disponibilizar os documentos encaminhados em formato digital ao IPSERV para fins de guarda e instrução dos processos de concessão de aposentadoria e de pensão;

d) Digitalizar os processos e documentos físicos recebidos e expedidos pelo instituto, para inclusão nos sistemas eletrônicos próprios;

e) Controlar em livro, planilha interna ou em outro instrumento congênere, a entrada e saída de todos os processos, documentos, requerimentos e quaisquer outros documentos, registrando e comunicando eventuais divergências detectadas;

f) Registrar todos os atendimentos e serviços prestados no âmbito do IPSERV, procedendo ao levantamento estatístico de benefícios concedidos, para todos os fins, e à guarda e ao arquivamento da documentação dos beneficiários, dentre outros;

g) Manifestar-se nos processos lhe forem submetidos à apreciação, acompanhando e controlando o cumprimento dos prazos estabelecidos;

h) Promover o atendimento aos segurados e/ou servidores quanto à suas competências;

i) Prestar informações sobre a tramitação de processos administrativos, de documentos e de correspondências;

j) Exercer outras atividades correlatas.

XXXII - Promover e garantir a execução, no seu âmbito de atuação, de todos os atos indispensáveis à manutenção da rotina de trabalho do instituto, garantindo a tramitação normal e o fluxo diário dos processos administrativos sob sua responsabilidade, controlando os prazos das demandas que lhe forem encaminhadas;

XXXIII - Elaborar, pareceres em processos administrativos, redigir ofícios, memorandos internos, circulares, portarias e outros documentos e/ou correspondências oficiais do seu âmbito de atuação;

XXXIV - Participar das reuniões dos órgãos colegiados ou dos órgãos de gestão do IPSERV, quando convocado ou solicitado;

XXXV - Assistir a Diretoria Administrativa em assuntos relacionados a matérias administrativas e correlatas, sempre que solicitado;

XXXVI - Planejar, coordenar, orientar, dirigir e controlar os servidores lotados na Seção de Recursos Humanos e Folha de Pagamento do IPSERV, sob sua chefia, as atividades administrativas correlatas à mesma, reportando ao Chefe do Departamento Administrativo questões de maior complexidade;

XXXVII - Formalizar requerimentos administrativos em processos administrativos relativos a sua área de atuação e promover sua instrução;

XXXVIII - Exercer outras atividades correlatas.

 

- Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais

Competências:

Art. ___. À Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais do IPSERV, titularizado pelo Chefe da Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais compete:

I – Atuar como órgão procedimental das licitações, incumbindo-se de atos e tarefas administrativas dos processos licitatórios;

II – Cadastrar documentos em sistemas oficiais do IPSERV, tais como processos licitatórios, notas fiscais de serviços contratados e de aquisições, entre outros;

III – Receber requisições, submeter à chefia do departamento administrativo do IPSERV e apurar valores praticados no mercado, além do fechamento do mapa de cotação, dos serviços/aquisições que serão encaminhados à Comissão Permanente de Licitações do IPSERV, se for o caso;

IV – Realizar a abertura de processo administrativo de adiantamento de suprimentos de fundos para subsidiar despesas de pequeno vulto, nos termos da legislação aplicável; (nos termos do §2º do art. 1º do decreto municipal nº 1134/98 c/c inciso II, art. 1º da lei complementar nº 110/98 e parágrafo único do art. 60 da lei 8.666/93)

V - Executar as atividades administrativas relativas a compras, estoque, patrimônio, contratos e serviços gerais;

VI - Executar a programação do plano de compras/aquisições anual;

VII - Receber e liberar as requisições de materiais estocáveis solicitados pelos órgãos do IPSERV, bem como efetuar o controle dos solicitados e entregues, mediante registro no sistema informatizado próprio;

VIII - Classificar, codificar e cadastrar os bens móveis, registrando eventuais variações quantitativas e qualitativas ocorridas, mantendo atualizados os lançamentos feitos no sistema eletrônico próprio, para controle e conservação do acervo patrimonial do instituto;

IX - Gerenciar os sistemas oficiais do IPSERV, identificando a necessidade de aquisição de bens e/ou serviços, a fim de iniciar os trâmites dos processos próprios, em prazo suficiente para compatibilizar o tempo de tramitação do processo ao tempo necessário para atendimento da demanda;

X - Promover e elaborar o inventário periódico e anual de bens móveis, propondo a alienação dos bens móveis ociosos, inservíveis ou de recuperação antieconômica;

XI - Promover e garantir a execução, no seu âmbito de atuação, de todos os atos indispensáveis à manutenção da rotina de trabalho da seção, garantindo a tramitação normal e o fluxo diário dos processos administrativos sob sua responsabilidade, controlando os prazos das demandas que lhe forem encaminhadas;

XII - Participar das reuniões dos órgãos colegiados ou dos órgãos de gestão do IPSERV, quando convocado ou solicitado;

XIII - Assistir a diretoria administrativa em assuntos relacionados a matérias administrativas e correlatas, sempre que solicitado;

XIV - Zelar pela gestão de documentos, referentes à sua produção, uso e arquivamento, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, nos termos da legislação vigente;

XV – Elaborar documentos de expediente da seção;

XVI – Ao Chefe da Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais cabe planejar, coordenar, orientar e dirigir os servidores lotados na seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais do IPSERV, sob sua chefia, nas atividades administrativas correlatas à mesma, reportando ao Chefe do Departamento Administrativo do IPSERV questões de maior complexidade;

XVII – Ao Chefe da Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais cabe indicar ao Presidente do IPSERV servidores para exercerem as funções de Gestor e Fiscal de Contratos, que farão jus à função gratificada nível III e nível I respectivamente, nos termos do art. 8º da lei 13.215/2019, bem como indicar servidores do IPSERV para integrar as comissões de recebimento de materiais/serviços do IPSERV;

XVIII – Ao Chefe da Seção de Gestão de Contratos e Bens Materiais cabe coordenar administrativamente as atribuições do Gestor e do Fiscal de Contratos do IPSERV; bem como coordenar administrativamente as atribuições das comissões de recebimento de materiais/serviços, organizando, anualmente, o quadro de contratados, opinando sobre o mesmo e submetendo-o à aprovação do Chefe do Departamento Administrativo do IPSERV;

XIX – Executar outras atividades correlatas.

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