Controladoria e Ouvidoria

Competências: 

Art. ____. À Controladoria e Ouvidoria do IPSERV, titularizada pelo Controlador e Ouvidor, compete:

I - Promover a avaliação da estrutura administrativa e organizacional do instituto, verificando sua compatibilização com os diplomas legais vigentes, de forma a assessorar o Presidente e Diretor Executivo na normatização e organização dos processos de natureza previdenciária, administrativa, licitatória, contábil e financeira;

II - Elaborar, gerenciar e analisar o cumprimento das metas e obrigações institucionais, promovendo a avaliação sistemática dos processos existentes e o mapeamento dos novos de tal forma a evitar problemas operacionais e a otimização dos processos internos, estabelecendo planos de contingência para os principais processos de trabalho do IPSERV;

III - Realizar, com a finalidade de elaborar relatório anual a ser apresentado ao Presidente e Diretor Executivo, a identificação, classificação e avaliação dos riscos a que está sujeito o instituto e suas atividades administrativas e jurídica; para tanto, deverá coordenar a elaboração e monitoramento dos planos de ação para mitigação dos riscos identificados, verificando continuamente a adequação e a eficácia da gestão de riscos;

IV - Monitorar a aderência da estrutura organizacional e dos processos, produtos e serviços do IPSERV às leis, normativos, políticas e diretrizes internas e demais regulamentos aplicáveis, com vistas a sugerir ao Presidente e Diretor Executivo as providências a serem implementadas para regularizar eventuais condutas em desacordo com as regras balizadoras;

V - Acompanhamento das ações de arrecadação e recolhimento das contribuições previdenciárias, e o estabelecimento de mecanismos de controle da receita previdenciária e das aplicações financeiras;

VI - Acompanhar a elaboração do Relatório Anual de Gestão, para apresentação em audiência pública anual de prestação de contas, na Câmara Municipal de Uberaba/MG;

VII - Analisar a Prestação de Contas Anual, a ser encaminhada ao Conselho Fiscal e ao Conselho Administrativo do instituto, para pronunciamento destes órgãos colegiados;

VIII - Promover a elaboração periódica do Relatório de Governança Corporativa contemplando o monitoramento dos resultados atuariais dos planos de custeio e de benefícios e de gerenciamento do IPSERV, para exame e aprovação do Conselho Fiscal e do Conselho Administrativo do instituto, do qual deverão constar minimamente as seguintes informações:

a) Dados dos segurados, receitas e despesas: Quantitativo de servidores ativos, aposentados e pensionistas, resumo das folhas de pagamentos, valor da arrecadação de contribuições e outras receitas, valor do pagamento de benefícios e outras despesas.

b) Evolução da situação atuarial: Custo previdenciário total, evolução quantitativa e qualitativa dos custos por tipo de benefício, evolução do resultado relativo ao equilíbrio financeiro e atuarial e do plano de custeio.

c) Gestão de investimentos: Descrição detalhada dos ativos, investimentos, aplicações financeiras e do fluxo de entradas e saídas de recursos.

d) Publicação das atividades dos órgãos colegiados: Reuniões e principais decisões do Conselho Administrativo, Conselho Fiscal e Comitê de Investimentos.

e) Atividades institucionais: Gestão de pessoal, gestão orçamentária e financeira, gerenciamento do custeio e contratos, controles internos, imagem institucional, cumprimento de decisões judiciais e conformidade, entendida como o atendimento ao conjunto de normas, regras e padrões legais e infralegais estabelecidos.

f) Canais de atendimento: Estatísticas dos canais de atendimento disponibilizados aos segurados.

IX - Elaborar e monitorar as Políticas de Governança, de Conformidade, de Controle Interno e de Gestão de Riscos do IPSERV, a serem revistas bienalmente, recomendando as providências a serem implementadas por cada unidade gerencial, relacionadas com sua respectiva competência;

X - Promover a elaboração do Relatório de Gestão Atuarial, analisando os resultados das avaliações atuariais anuais relativas aos três últimos exercícios, comparando a evolução das receitas e despesas estimadas e as efetivamente executadas, bem como o estudo técnico de aderência das hipóteses biométricas, demográficas, econômicas e financeiras do plano de benefícios do IPSERV, a ser aprovado pelo Conselho Administrativo e, obrigatoriamente, embasar as hipóteses atuariais adotadas na avaliação atuarial;

XI - Elaborar, monitorar e comprovar o cumprimento do Plano de Trabalho Atuarial;

XII - Acompanhar a elaboração do Planejamento Estratégico, analisando as ações a serem implementadas, as metas para melhoria de cada processo, as responsabilidades e prazos, bem como o seu respectivo monitoramento, além de dar ampla divulgação às suas principais diretrizes, e aos resultados advindos;

XIII - Elaborar estudos e propor diretrizes, programas e ações à gestão do instituto, objetivando a racionalização da execução das despesas, estabelecendo normas aplicáveis à realização de despesas administrativas, para adequação aos limites estabelecidos na legislação previdenciária dos RPPS;

XIV - Promover a manutenção da base cadastral atualizada dos beneficiários segurados, com a devida adequação às normas emanadas pela Secretaria de Previdência Social;

XV - Elaborar e manter mecanismos de controle para a concessão de benefícios previdenciários;

XVI - Acompanhar os critérios adotados pela Secretaria de Previdência Social para emissão de certidões e do Certificado de Regularidade Previdenciária, promovendo as ações necessárias no caso de saneamento de irregularidades impeditivas de sua emissão;

XVII - Avaliar continuamente as disponibilidades e as obrigações do IPSERV, com acompanhamento gerencial pelos balancetes mensais e a consequente prestação de contas anual encaminhada ao TCEMG.

XVIII - Elaborar o Plano de Comunicação e Ouvidoria do IPSERV, monitorando seu efetivo cumprimento;

XIX - Coordenar e supervisionar o desenvolvimento de projetos visando a racionalização operacional do IPSERV, sobretudo a implantação de ferramentas administrativas eletrônicas, e outras relacionados, acompanhando sua efetiva implementação;

XX - Promover estudos permanentes visando o implemento de ações voltadas à otimização administrativo-operacional do instituto;

XXI - Elaborar o Código de Ética do instituto, bem como avaliar e coordenar a sua implantação e o seu efetivo cumprimento, cuidando de sua divulgação junto aos servidores, órgãos colegiados, segurados e partes relacionadas, reafirmando assim o compromisso dos gestores do instituto com uma atuação responsável, transparente e sustentável;

XXII - Integrar, indicar membros e gerir a Comissão de Ética, para elaboração de relatório de ocorrências por ela tratadas e de eventuais propostas de revisão ou atualização do Código de Ética;

XXIII - Promover a revisão anual do Código de Ética do IPSERV;

XXIV - Promover ações de capacitação relativas ao Código de Ética com os servidores do IPSERV, segurados, membros dos órgãos colegiados e partes relacionadas;

XXV - Elaborar relatórios anuais de suas atividades, submetendo-os, ao Presidente e ao Diretor Executivo, bem como, aos Conselhos de Administração e Fiscal do instituto, quando assim for solicitado;

XXVI - Verificar a existência, e promover a atualização e adequação dos registros dos Livros ou Fichas de controle orçamentário, do Diário, do Razão, do Caixa, dos Boletins de Tesouraria, etc., em conformidade com as normas legais;

XXVII - Verificar a obrigatoriedade da guarda dos livros nos arquivos do instituto, bem como examinar se os livros impressos/informatizados estão devidamente impressos, encadernados e assinados pela autoridade competente;

XXVIII - Consolidar os demonstrativos contábeis, bem como a prestação de contas anual a ser encaminhada ao TCEMG, observando os prazos estabelecidos;

XXIX - Verificar a existência, e promover a manutenção e adequação das normas e procedimentos para aquisição de bens e serviços, observados os requisitos legais para realização de licitação, inclusive os parâmetros para os casos de dispensa e inexigibilidade;

XXX - Promover a manutenção e atualização do cadastro de fornecedores e controle de preços sobre os principais produtos e serviços licitados, consumidos e contratados pelo instituto;

XXXI - Examinar, fiscalizar como órgão de controle interno e emitir parecer nos processos licitatórios e/ou de compra direta, devidamente formalizados, e notadamente analisar e manter os registros e atas pertinentes aos mesmos;

XXXII - Acompanhar a execução dos contratos celebrados pela administração, notadamente o cumprimento das obrigações dos contratados;

XXXIII - Gerenciar e controlar o uso da frota de veículos e de equipamentos do instituto, acompanhando a necessidade de realização de manutenções preventivas e corretivas, bem como o verificar a quilometragem percorrida, o consumo efetivo de combustível;

XXXIV - Examinar a coerência do cadastro de pessoal, quanto à sua atualização, englobando os servidores efetivos, à disposição, cedidos, comissionados e os contratados temporariamente;

XXXV - Manter o controle sobre a concessão de vantagens pessoais, direitos, adicionais à remuneração e gratificações, bem como revisar os gastos com diárias de viagem e despesas de pequeno caixa;

XXXVI - Supervisionar e coordenar o envio e encaminhamento dos demonstrativos legais aos sistemas de fiscalização do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, sobretudo dos atos de pessoal, em conformidade com os instrumentos normativos vigentes, bem como cuidar de todos os assuntos de interesse do IPSERV junto ao aludido Tribunal;

XXXVII - Acompanhar os procedimentos e adequação de rotinas próprias para realização de concursos públicos, para as correspondentes convocações, para nomeação e posse, bem como o monitoramento de estágio probatório dos admitidos;

XXXVIII - Acompanhar e controlar os registros que se relacionem com a folha de pagamento de pessoal, bem como administrar as retenções legais pertinentes;

XXXIX - Elaborar e manter o Plano de Cargos e Salários com a realização de eventuais estudos para sua adequação e compatibilização com a legislação vigente;

XL - Verificação e acompanhar os processos de admissão, exoneração e aposentadoria de servidores;

XLI - Supervisionar os programas de avaliação de desempenho dos servidores, bem como os respectivos programas de treinamento;

XLII - Estabelecer normas e rotinas para publicação de atos oficiais, com o respectivo controle sobre a agenda e atendimento dos prazos legais;

XLIII - Instituir, organizar e manter a Ouvidoria do IPSERV de forma a ser um serviço institucional para consultas, dúvidas, reclamações, denúncias, elogios e solicitações, a fim de proporcionar uma via de comunicação permanente entre a instituição e as pessoas ou grupos que nela possuem participação, investimentos ou outros interesses, e exercendo a função de ouvidor, sugerir a expedição de atos normativos e orientações;

XLIV - Conduzir e manifestar-se nos processos próprios da Ouvidoria, recebendo, examinando e promovendo o tratamento das reclamações, denúncias, críticas, apreciações, comentários, elogios e sugestões sobre o atendimento prestado pelo instituto, encaminhando periodicamente ao Presidente, Diretor Executivo e Conselho Administrativo, relatórios que evidenciem os resultados de sua atuação;

XLV - Produzir relatórios de ouvidoria para aprimorar os serviços e a administração do IPSERV, analisando as sugestões, elogios, críticas, reclamações e denúncias recebidas, submetendo aquelas que forem pertinentes à gestão, bem como encaminhar as demandas aos setores responsáveis, para adoção de providências quando necessário;

XLVI - Prover as informações necessárias aos demandantes sobre suas solicitações, assegurando a confidencialidade e o sigilo dos registros após conclusão do processo;

XLVII - Acompanhar as providências tomadas pelos gestores e os prazos transcorridos para o cumprimento destas, após encaminhamento dos relatórios de ouvidoria, promovendo continuamente avaliação sobre o grau de satisfação dos segurados quanto à conclusão do atendimento;

XLVIII - Disponibilizar, implantar, gerir e acompanhar um canal de comunicação, no modelo “fale conosco”, na sede, pelo telefone, endereço eletrônico e/ou site do instituto;

XLIX - Formular e implementar políticas e procedimentos continuados e permanentes que permitam fornecer informações aos diversos interessados segundo critérios gerais de acesso, uso e entendimento;

L - Garantir o adequado manuseio, tratamento e controle das informações transitadas e produzidas no âmbito do instituto, sejam elas disponibilizadas na forma física ou eletrônica, fornecidas mediante solicitação, pelos órgãos e servidores responsáveis;

LI - Promover a adoção de práticas que maximizem os níveis de transparência, de forma a promover o fortalecimento dos controles e consequentemente a redução de desvios e de hipóteses de corrupção;

LII - Implantar e seguir as diretrizes da Lei de Acesso à Informação que tem a observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção, promovendo a divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitação, por meio da adoção de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação, com vistas a fomentar uma cultura de transparência no IPSERV;

LIII - Organizar, providenciar e divulgar, os seguintes documentos e informações:

a) Regimentos internos e atas dos órgãos colegiados (Conselho Administrativo, Conselho Fiscal e Comitê de Investimentos);

b) Certidões negativas de tributos;

c) Certificado de Regularidade Previdenciária - CRP e links para acesso, no endereço eletrônico da Previdência Social na Internet, ao Extrato Previdenciário e aos demonstrativos obrigatórios;

d) Composição mensal da carteira de investimentos, por segmento e ativo;

e) Cronograma de ações de educação previdenciária;

f) Cronograma das reuniões dos órgãos colegiados (Conselho Administrativo, Conselho Fiscal e Comitê de Investimentos);

g) Código de Ética;

h) Demonstrações financeiras e contábeis;

i) Avaliação atuarial anual;

j) Informações relativas a procedimentos licitatórios e contratos administrativos;

k) Relatório de avaliação do passivo judicial;

l) Plano de Ação Anual e/ ou Planejamento Estratégico;

m) Política de Investimentos;

n) Relatórios de controle;

o) Relação das entidades escolhidas para receber investimentos, por meio de credenciamento;

p) Relatórios mensais e anuais de investimentos;

q) Acórdãos das decisões do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do instituto.

LIV - Exercer a auditoria interna permanente do instituto sobre todas as matérias de competência do IPSERV e elaborar os respectivos relatórios, pareceres e estudos, orientando, acompanhando, fiscalizando e avaliando gestão administrativa, previdenciária, financeira, contábil, patrimonial e de recursos humanos, formulando as sugestões pertinentes, bem como acompanhar e apoiar os serviços de auditoria externa eventualmente contratada;

LV - Promover, com auxílio dos demais órgãos do IPSERV, os procedimentos administrativos, visando sanar eventuais erros identificados e cuidar para que sejam ressarcidos quaisquer recursos públicos gastos e pagos de forma irregular;

LVI - Intermediar a atuação da Controladoria Geral do Município perante o IPSERV, auxiliando o órgão da administração direita em suas funções institucionais no âmbito do instituto;

LVII - Promover o monitoramento do controle do custo operacional, da execução física e financeira dos projetos do IPSERV e emitir relatório por ocasião de encerramento do exercício, sobre as contas e balanço geral do instituto;

LVIII - Supervisionar as comissões de Sindicância Administrativa Disciplinar e Sindicância Permanente Investigativa, auxiliando seus membros no exame e análise dos processos próprios;

LIX - Exercer outras atividades correlatas.